幼稚園や小学校の参観日向け案内状の書き方・例文
幼稚園や小学校の定番行事と言えば『授業参観』です。生徒や保護者たちは、不安と期待でいっぱいでしょう。ですが、それは先生でも同じ事ですね。
この参観日を迎えるにあたり、必要となるのが案内状です。今はいろいろな保護者がいますので、クレームならないよう注意して作成したいものですね。
そこで今回は、幼稚園や小学校の授業参観日向けの『案内状の書き方や例文』をご紹介したいと思います。案内状を出す時期などもご説明致しますので、参考にして下さいね！
参観日の案内状－注意点について
具体的な書き方をご紹介する前に、まずは押さえるべき注意点についてご説明したいと思います。
案内状を出す時期は？
案内状を出す時期は、参観日の1ヶ月前がベストです。保護者のほとんどは、仕事や家事のスケジュールを調整して参観日に臨みます。ですから案内状は遅くとも、参観日の1ヶ月前には出すようにしましょう。
ただし、余りにも早く出しすぎるのも考えものです。学校の都合で、参観日の日程が変わる可能性もあります。余りにも先の話だと、保護者は逆に都合を付けにくくなります。
そのため参観日の案内状は、ちょうど1ヶ月前くらいに出すのがベストです。
案内状の書式は？
特に幼稚園の場合だと、可愛く手書きしたくなりますね。ですが、今はパソコンで作成した方が無難です。
参観日の案内状は、参観日の日時や場所など「必要事項」を伝える文書です。可愛さでなく「見やすさ」「分かりやすさ」が求められています。せっかく手作りした案内状が、分かりにくくて逆にクレームになる可能性もあります。
保護者の中には、そんなものを作っている暇があったら…など思う方もありますので、案内状はシンプルにパソコンで作成しましょう。
パソコンで作成する際には、A4サイズの用紙に横書きします。用紙は、通常使う白い紙でOKです。
イラストはアリ？
せっかくならば、案内状にイラストの一つも入れたくなりますね。結論から言えば、避けた方が無難です。
案内状は、あくまで必要事項を伝える文書。要点を簡潔にまとめた、見やすい文書が求められています。
余計なイラストを入れると、保護者にイラっとされる可能性もあります。イラストを入れなかった事で、イラっとされる事はありません。ここは、無駄な装飾を控えた方が無難ですね。
参観日の案内状－書き方について
次は具体的に、参観日の案内状の書き方についてご紹介したいと思います。ちなみに、一般的な案内状は次のようになっています。
それでは、上から順番にご説明したいと思います。
出だし
日付
まずは、案内状を差し出した日付を入れます。作成した日でなく「生徒に渡す日付」もしくは「郵送する日の日付」を入れます。
宛名
誰に向けた文書なのか、宛名を入れます。
差出人名
○○ ○○（名前）
ここが間違いやすいポイントなのですが、保護者への文書は校長名で差し出します。
授業参観は、学校としての正式行事です。担任の先生は、それに基づいて実務を担当しているに過ぎません。そのため案内状は、学校の代表者名つまり校長名で差し出す必要があります。
タイトル
どのような目的でお送りする文書なのか、簡潔なタイトルを記します。余計なことは書かずに「授業参観のご案内」だけでOKです。
本文
冒頭
これは、文書を作成する上での基本的なマナーです。まずは決まり文句として、本文は「冒頭語」「季語」から書き始めます。
ワードには季語が標準装備されていますので、是非活用してみましょう。
主旨
授業参観を開催する旨をお伝えします。
締め
敬具
「ご多忙とは存じますが」これも、文書を作成する際の決まり文句です。
また、冒頭で「拝啓」を使用しましたので「敬具」も忘れないようにして下さい。
必要事項
授業参観の案内状では、この必要事項の部分が最も大切です。必要事項欄に書くべきなのは、次の4点となっています。
- 日時
- 場所
- 持参品
- 注意事項
これらの4項目を「記」「以上」で囲みます。次に、これらの4項目について一つずつご説明したいと思います。
日時
午後○○時○○～○○時○○分
開始時間だけでなく、終了時間も記載します。
場所
保護者は学校の構造に詳しくありません。階数まで記載すると親切ですね。
持参品
他に準備すべきものがあれば、その他として明記します。
注意事項
※プライバシーの問題上、写真撮影は禁止させて頂きます。その旨、ご了承下さい。
他に注意事項があれば、ここに特記します。特に写真撮影については、のちのち問題となる可能性があります。先生が個人的に判断するのでなく、学校側の対応を事前に確認しておきましょう。
連絡先
電話番号：○○-○○○○-○○○○
（担任 ○○ ○○（氏名））
参観日の案内状－例文について
これらを総合すると、次のような例文となります。
参観日の案内状－まとめ
さて今回は、幼稚園や小学校の授業参観日向けの案内状の書き方や例文をご紹介致しました。
案内状は、参観日の1ヶ月前に出すのが原則です。時期を見誤らないよう注意し、要点を絞った分かりやすい案内状を作成しましょう。
