飲み会、成人すると年に何度か参加することになる恒例のイベントです。そんな中で幹事を任されるのは大抵若い人。目上の方をもてなすとなると緊張してしまいますね。ただ、幹事をうまくこなせると「出来るやつだ」と高く評価されることも多々ありますので気合を入れて挑みたいところです。

飲み会と言っても仲のいい友だち同士で気軽に集まるのか、ゼミ仲間と先生で行くのか、会社の部署で行くのかなど、場面に応じても気合の入れ方が変わってくることと思います。今回は入社してまだ日の浅い社会人を想定し、立場の高い方をもてなすスタンスで当日に押さえておきたい情報やマナーをまとめてみました。

挨拶ははきはきと簡潔に

挨拶の内容や言葉遣いなど、気になる要素は沢山あるかと思います。しかし最も印象に残るのは話した内容ではなく話し方、態度です。いくら感動する内容を話していてもぼそぼそしていては雰囲気が悪くなるだけですね。また、幹事はスピーチをすると言うよりも指名したりする進行役です。お話を頂戴する方には事前にお願いしておくと良いでしょう。

挨拶や集まった目的など、伝えるべきことはきちんと伝えるのが重要です。しかし飲みの場ですのでメインはなんといってもみんなで楽しくお酒を飲むことです。進行時に場の雰囲気を壊さないようにしようと心がけるだけで、落ち着いて周りを見られるようになりますよ。

自己紹介例

お酒のグラスを前にしていますので皆早く飲みたくて仕方のない状態です。よってここは内容よりも短く簡潔にまとめるのがポイントです。開会の挨拶は社長など役職の高い方にお願いするのが良いでしょう。

※1．集まってくれた参加者へのお礼から始めるとスムーズです。
※2．自分の名前を知らない人にもわかるよう、部署や入社して何年目かなどを言うと良いでしょう。
※3．意気込みを簡単に話します。お店に関する注意事項があればこの時に説明してしまいましょう。（トイレの位置や喫煙場所、飲み放題の時間制限についてなど）
※4．名前を間違えることのないよう事前に確認しておきましょう。

乾杯役の指名

挨拶も終わり、いよいよ乾杯ですので堅苦しい言い回しは要りません。乾杯の音頭を取ってくれる人を指名しましょう。

※5．開会の言葉をいただいたお礼は必ず言いましょう。
※6．手短かにグラスを持つよう促すとスムーズに指名までつながります。

閉会の挨拶例

※7．締めの挨拶が終わってからも盛り上がっていてなかなか帰らない方もいますので時間が来たら早めに締めの言葉に移りましょう。
※8．閉会の言葉や手締めをお願いする場合はここでお願いしましょう。
※9．二次会の案内もするとスムーズに移動しやすいですね。

歓談中は周りに気を配って

皆が楽しく飲み食べ出来るかは幹事の采配にもかかっています。まず、店員さんに今日の流れを軽く説明しておくと良いでしょう。途中で余興などを挟む場合はその旨も伝えておきましょう。何分頃からスピーチにここのスペースを使いたいなどあらかじめ伝えておくと、料理を運ぶ際に配慮してもらえます。何かサプライズを用意している場合は特にお店側の協力も必要です。店員さんとは話がしやすい場所に座ることもポイントです。

参加者に気を配ることも忘れてはいけません。料理は皆食べられているか確認しましょう。空いたお皿は店員さんに渡したり、グラスが空いている人へはお替わりを勧めましょう。

雰囲気が不安な場合

幹事さんの手に負えなさそうと思えば協力者を募って役割分担をしておきましょう。会計係や案内係などを頼んでおくと安心です。また、司会の時の盛り上がりに不安がある方は、拍手をしてもらったりツッコミを入れてくれる協力者を探しておくのも良いかも知れません。

飲めない人への配慮

飲めない人や少し盛り上がりに欠ける人がいれば、「楽しめてる？」「食事の味はどう？」など積極的に声をかけてあげましょう。みんなの輪に入れるよう気遣ってあげるだけで十分です。無理にお酒を勧めることはやめましょうね。

飲み過ぎた人への対処

トイレの場所はあらかじめ確認して参加者に伝えておくと親切かもしれません。また、飲み過ぎて気分が悪くなった人は介抱してあげる必要があります。ただし気分が悪いのが女性であなたが男性の場合、女性の人に介抱してもらう方が良いかも知れません。その時は素早く判断し、周りの女性にお願いしてください。

対策しておくと良いこと

集金を現地で行う場合

当日集める場合は、会場入りした人から順に集めるパターンが多いですね。表を作って行ってチェックできるようにしておきましょう。ここで1万円札ばかり出される可能性もあるので、お釣りに対応できるようお札と小銭は多く持って行く必要があります。また、当日キャンセルなどがあるとキャンセル料がかかる場合もあります。この場合もお金が足りなくなりますので幹事さんは多めに持って行きましょう。

予算が足りなかった場合

事前に参加費を多めに徴収し、差額を返金するのがスマートなやり方です。しかし欠席者が多かったり、コース外の単品を注文する人がいたりするとまれに予算を超えることは起こるようです。この場合、幹事が自腹を切るか、上司に出していただくか、幹事が立て替え後日請求するかのいずれかになります。上司に多めに出してもらった場合はその場で参加者の方に伝えてお礼を言いましょう。

遅刻、ドタキャンへの対応

食べ飲み放題やコースの場合、遅れてくる人を待っている訳にはいきませんのであらかじめその旨を伝えておきましょう。お店によっては遅刻者の料理は到着してから出してくれるところもあります。それ以外の場合は遅れてくる人の分も小皿などにとっておいてあげましょう。近くに座っている人にお願いしても良いですね。

当日来られなくなる人はたいてい出てきます。仕方がないですが、キャンセル料がかかる場合はあらかじめ伝えておきましょう。そしてなるべくお金は事前に回収しておきましょう。

二次会の手配は飲み会中に

幹事が最後にやる仕事が二次会への引継ぎです。飲み会の最中に、二次会へ参加する人数を確認し、お店に予約を入れておきましょう。人数は変わる場合もありますので自分の判断で多めに言っても大丈夫です。予約が取れれば店の外で皆を待たせたり、店に入れず行き来したりする心配がなくなります。

幹事さんの役割は沢山ありましたが当日の雰囲気は掴めたでしょうか？私は幹事の経験は無いのですが、飲食店でバイトをしていたこともあり幹事さんと接する機会は多くありました。気が利く幹事さんは周囲への声掛けをよく行い、店員とのコミュニケーションも円滑だったように思います。お酒が入ると参加者の統率も取りにくくなりますから幹事さんがまとめてくれると店側としてもとても助かったのを覚えています。

ただ、幹事といえど参加者ですので楽しむことは忘れずに。楽しい飲み会になりますように！