ビジネスメールでクライアントへ断りやお願い、依頼やお詫び・お礼をするときの書き方・例文

ビジネスメールでクライアントへ断りやお願い、依頼やお詫び・お礼をするときの書き方・例文

仕事では、日常的に必ずメールを使って社内の方や取引先の方とやり取りしますよね。

そんな取引先とのビジネスメールのやり取りはクライアントに対する依頼メールのほかにも、お断りメールを出す場合もあれば、お願いや依頼、お詫びやお礼をする時もあるかと思います。

ベテランのビジネスマン、ビジネスウーマンであればビジネスメールを書くときに困ることはあまりないかと思いますが、入社したての方の場合、クライアントのメールの書き方がまだよくわからないという方も中にはいらっしゃるかと思います。

そんなフレッシャーズのために、ここではビジネスメールでクライアントへ断りやお願い、依頼やお詫び・お礼をするときの書き方や例文についてご紹介させて頂きたいと思います。

クライアントへの断りやお願い、依頼やお詫び、お礼をする時のビジネスメールの書き方について詳しくお知りになりたい方は、以下の記事を要チェックです!

クライアントへの断りやお願い、依頼やお詫びお礼をする時のビジネスメールの書き方・例文

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社会人としてお仕事をしていると、ビジネスメールで取引先と頻繁にやり取りする機会があるかと思います。
それらのビジネスメールの中には断りのメールやお願いのメール、依頼やお詫び、お礼のメールなどを出す機会もありますよね。

そこで、以下に断りとお願い、依頼やお詫び、お礼のビジネスメールの書き方と例文をご紹介させて頂きます。
まだ、ビジネスメールの書き方に不慣れなフレッシャーズの方は、ぜひ、ご一読を!

断りのビジネスメールの書き方&例文

断りのビジネスメールというのは、クライアントからの希望にそうことができないことを伝えるためのメールです。

ですからただ断るだけでなく、依頼や申し出があったことに対する感謝の意を伝え、そのうえでクライアントの要求におこたえできないことに対するお詫びをしなくてはいけません。

さらに、お断りした後も引き続きクライアントとの取引を継続していきたい旨も合わせて伝える必要があります。

この断りのビジネスメールの例文は以下の通りです。
 

件名:注文商品在庫切れのご連絡
○○株式会社 営業部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、営業部の○○でございます。

この度は、弊社の商品である○○を
ご注文頂き誠にありがとうございました。

申し訳ありませんが、現在○○は
品切れで、入荷の見込みも
たっておりません。

せっかくご注文くださった
御社のご要望に沿うことができませんことを
深くお詫び申し上げます。

商品が入荷いたしましたら、
できるだけ迅速にご連絡させて頂きますので、
その折に、改めてご注文をお伺いいたしますので、
何卒、お許しくださいますようお願い申し上げます。

株式会社○○ 営業部
○○
郵便番号
住所
電話番号
FAX

 

お願いのビジネスメールの書き方&例文

商談の打ち合わせ時間の変更をお願いしたり、商品の購入のお願いをしたりなどビジネスシーンでは多数のお願いのメールを出す機会があります。

そんなお願いという言葉を使用したビジネスメールの文章の使用例を以下にいくつかご紹介させて頂きます。

例文1:お忙しい中恐れ入りますが、弊社商品の購入をご検討いただけますでしょうか。

例文2:まことに厚かましいお願いではございますが、納品期日を延長してくださいますようお願い申し上げます。

依頼のビジネスメールの書き方&例文

依頼のビジネスメールというのは、クライアントに自分の会社の申し出を了承してもらい、お互いの会社の利益につなげていくためのメールです。

依頼内容はできるだけ詳しく書き、その申し出が自分の会社とクライアントに利益をもたらすことを伝えましょう。

この依頼のビジネスメールの例文は以下の通りです。
 

件名:御社新製品○○のカタログ送付のお願い
○○株式会社 総務部
○○様

初めまして。
○○株式会社、営業部の○○と申します。

先般、新聞にて御社新製品○○の記事を
拝見致しました。

御社新製品の○○の購入を検討しておりますので、
恐れ入りますが○○のカタログと
価格表をご送付くださいますよう
宜しくお願い致します。

株式会社○○ 営業部
○○
郵便番号
住所
電話番号
FAX

 

お詫びのビジネスメールの書き方&例文

自分の会社の失態などに起因するクライアントの怒りをしずめ、両社の関係を改善するためのメールがお詫びのビジネスメールです。

発生したトラブルの原因や事実関係を調べたうえで、もし、自社に落ち度があった場合は素直に謝罪し、今後の対応策をクライアントにメールで伝えましょう。

このお詫びのビジネスメールの例文は以下の通りです。
 

件名:商品の送り間違いのお詫び
○○株式会社 営業部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、営業部の○○です。

この度は、送付させて頂きました商品に
間違いがありましたことを
心よりお詫び申し上げます。

社内で商品の送り間違いに関する原因究明を
致しました結果、弊社社員の入力ミス
あることが判明いたしました。

私共の不手際で御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい
本当に申し訳ありませんでした。

ご注文くださった商品である○○は
本日の午後5時までに御社に直接
お届けさせて頂きます。
その際に、間違えて送付致しました
商品を引き取らせて頂きたく存じます。

再びこのような不手際がないよう、
弊社社員一同気を引き締めて
注文時の確認を周知徹底致しますので、
どうか、今後も変わらずお引き立てくださいますよう、
宜しくお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ですが、
取り急ぎ、商品間違いの原因のご報告と
お詫びを申し上げます。

株式会社○○ 営業部
○○
郵便番号
住所
電話番号
FAX

 

お礼のビジネスメールの書き方&例文

お礼のビジネスメールというのは、クライアントに対して感謝の意を伝えるためのメールです。
お礼のメールは相手に自分の感謝の気持ちがしっかりと伝わるように書きましょう。

このお礼のビジネスメールの例文は以下の通りです。

 

件名:資料ご送付くださりありがとうございました
営業部
○○様

お疲れ様です。
総務部の○○です。

この度は、資料をご送付くださり、
ありがとうございました。
お忙しい中お手配くださりありがとうございます。
必要とするデータがすべて揃い、
大変感謝しております。

引き続き、宜しくお願い申し上げます。

総務部 ○○
内線 

 

まとめ

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ビジネスメールを書くときには、件名はクライアントにどんな内容のメールなのかはっきりとわかるようにシンプルな言葉で書きましょう。

文頭には送付先の企業名と部署、担当者を記入し、文末には自分の会社名と部署、氏名、会社の所在地と電話番号、FAXを記入しましょう。

ビジネスメールでクライアントへ断りやお願い、依頼やお詫び・お礼をするときの書き方がわからない時は、上記でご紹介致しました書き方や例文を参考にしてみてください。

そうすれば、戸惑うことなくビジネスメールを書くことができますよ。

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290 PV
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