保護者会における議事録の正しい書き方・残し方

保護者会における議事録の正しい書き方・残し方

小学校などでは、年に数回保護者会が開催されますよね。
その保護者会で書記などを任されることになったら、議事録を書かなくてはいけなくなります。

「学校の保護者会の議事録を書くのを任されたのだけれど、どのように書けばよいのかわからない・・・」という方のために、ここでは保護者会における議事録の正しい書き方と残し方について詳しく解説させて頂きたいと思います。

「保護者会の議事録を書くのを任された時のために、書き方や残し方について詳しく知っておきたい!」という方は、ぜひ、以下の記事を読んでみてくださいね。

保護者会の議事録で書くべきこと&書かなくてもよいことあると便利な物

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保護者会の議事録を任された方がまず、疑問に思うのが「保護者会で買いに参加されたた皆さんが発言したことを、一言一句記入しなくはいけないの?」ということだと思います。

確かに、PTA保護者会への学校側からの説明会の議事録などでは、先生から、PTA会長、教育委員会、保護者などの発言がすべて議事録に記入されていたりしますよね。

ですが、一般的な保護者会の議事録の場合は、参加したすべての方の発言を一言一句議事録に書く必要はありません。

確かに、議事録を書くことを任された時には保護者会当日にはレコーダーやパソコンを持参し、保護者会の最中はレコーダーを使って発言をすべて録音しておいたり、ノートパソコンなどを持参して発言をメモしておいたりすると、保護者会終了後であってもスムーズに議事録を書くことができます。

だからと言って、録音したすべてやノートパソコンに入力したメモを一言一句すべて議事録に記入する必要はないのです。

例えば、保護者会の司会者の「本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます・・・」などの挨拶も記入する必要はありません。

議事録を書くときには、「○○議長より・・・について説明があり、審議した結果、以下のとおりとすることで了承した」と記入し、以下に箇条書きで

  1. ○○とすること
  2. ○○とすること

・・・

と記入していけばよいと思います。

さらに、審議して決めた内容の中で特に議論した内容については、「なお、○○については、様々な提案がありましたが、審議した結果、本年度においては○○とすることとした」などと補足説明をつけることをおすすめします。

つまり、保護者会の話し合いで決定されたことや報告されたことが後々見てもわかるような議事録を作成するのが保護者会の議事録の書き方の基本です。

保護者会の議事録の書式例

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「保護者会の議事録の基本的な書き方はわかったのだけれど、実際にどのような書式で記入していけばよいのかわからない・・・」という方のために、以下に一般的な保護者会の議事録の書式例をご紹介させて頂きますね!

✍保護者会議事録の一般的な書式例
○○小学校保護者会議事録

日 時 平成〇年〇月〇日(〇曜日)〇時~〇時

場 所 ○○小学校体育館

出席者 〇名

議 題 1.○○についての報告
    2.○○について
    3.○○について
    

1.○○についての報告

2.○○について

    ○○議長より・・・について説明があり、
    審議した結果、以下のとおりとすることで
    了承した

① ○○とすること
② ○○とすること

3.・・・

保護者会次回開催予定日

〇年〇月〇日(〇曜日)・・・時間は後日調整

                     以 上

  

まとめ

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いかがでしたか?

お子さんが小学校などに通うようになるとPTAの役員を任されるようになりますし、場合によっては保護者会などで書記として議事録を書くことを任されることもあるかと思います。

「議事録と言ってもどのように書いたらよいのかわからない・・・」という方は、保護者会当日はレコーダーで発言をすべて録音、もしくは、ノートパソコンでメモっておくなど後でまとめやすくしておき、上記でご紹介致しました議事録の書き方&一般的な議事録の書式例を参考に後日議事録をまとめると、上手に議事録を作成することができると思いますよ!

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122 PV
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