挨拶はこれでOK!失敗しない忘年会の案内メールの内容とは

挨拶はこれでOK!失敗しない忘年会の案内メールの内容とは

忘年会というと、1年の締めくくりというイメージがありますよね。
最後の最後でみんなで楽しく食事をして、1年の苦労を労い合いたいものです。

そんな忘年会、口頭で伝えられれば一番よいですが必ずそれができるわけではありません。
その場にいない方もいますし、集合場所は?時間は?という大切なことを忘れてしまうこともしばしば。

ですから、できればメールなど後から読み返せるものしっかり活用し、間違えたり忘れたりする人が出ないように気をつけましょう。
この記事では忘年会の案内メールの例文などを紹介していますので、ざっくりと参考にして自分の場合に当てはめてメール原稿を作成してみてくださいね。

忘年会の案内メールって必要?

そもそも忘年会の案内メールって必要なの?と考えている方、いるんじゃないでしょうか。
確かに小規模グループや3~5人程度の友人で集まるのであれば、それほど案内メールなどは必要ないでしょう。
それこそ、LINEのグループなどで通知してしまえば終了。案内メールの出る幕はありません。

しかし、大学のサークルや会社の場合、メールなどの方が良い場合があります。
LINEだと一斉送信でき、しかも形式張った内容にする必要もありません。
また、既読人数によってどれくらいの人数が読んだのかがすぐわかります。

しかし、誰が読んだのかはわかりませんし個別返信によって参加確認をとりたい場合などは面倒です。
ですから、やはり忘年会の案内メールを個別に送り、参加可否をとったほうが最終的には楽でしょう。

案内メールで書くべき内容

では次に案内メールの内容などについてみていきます。

案内メールを書く上で必須なのは、
日時と場所、会費についてです。
これがないと、どこでいつ忘年会が行われるのかわかりません。

会費についても、実費なのかそうでないのかで参加率が変化するはず。
ですから必ず記載しておくことが必要になります。

場合によっては場所の地図、お店の名前や公式サイトのURLなどもも用意しておくとよいでしょう。
メールですので地図の画像ではなく、GoogleマップのURL等貼り付けておくのも便利でよいですね。

今まで触れていませんでしたが、忘年会の案内メールを送る方は幹事のはず。
礼節を守った文面を心がけておきましょう。仲間内で使う言葉や顔文字、絵文字は避けるようにすることが大事です。

これらを参考に、例文を作成してみますと次のようになります。

案内メールの例文

まずは案内メールの構成からみていきましょう。
案内メールは簡略的に表すと次のように構成されています。

[件名]
[挨拶文]
[要確認事項]
[幹事の連絡先]

では、実際の例文を見てみましょう。これらを参考にして、案内メールを作ってみてください。

[件名]
社内忘年会のご案内

[挨拶文]
お疲れ様です。
本年度、忘年会の幹事をつとめさせて頂く○○課の○○○○です。
今年も恒例の忘年会を開催することとなりました。
豪華景品を用意したビンゴ大会など楽しい催しも企画しております。

お忙しい時期ではありますが、ぜひご出席ください。
たくさんの方の参加をお待ちしております。

[要確認事項]
※出欠につきましては、下記■( )に、出欠どちらか○印を記入し、
○月○日(○曜日)までに、私へメール返信よろしくお願いします。
日時:○月○日(○曜日)  PM○○時~
場所:居酒屋○○○ 
(住所 電話番号)
HP URL:http://xxxxxxxxxxxxx
GoogleマップURL:http://xxxxxxxxxxxxx
会費:5000円
■出席( )
■欠席( )
[幹事の連絡先]
※返信後に出席出来なくなった場合など、何かありましたらメールにてご連絡ください。
ご連絡、何卒お待ちしております。

まとめ:案内メールは必ず送ろう!

さて、いかがだったでしょうか。
もちろん忘年会の案内はLINEなどのアプリで送っても問題ありません。

しかし、大人数の場合は個別の出席確認がとりにくい場合があります。
ですから、個別返信が必要なメールで返信させることで出席確認がとりやすくなります。
(もちろん、返信してくれなければ確認がとれないのはメールでもlINEでも同じことです。)

案内の例文を参考に、ご自身の企画した内容あった文面を仕上げてもらえればと思います。

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